15. Cuadernos. Un ejemplo de recopilación y registro de refuerzos
Podría llamarlos de otra manera, quizás un nombre más ostentoso, pero he preferido que reinara la claridad, como me enseñó en sus fragmentos descuartizados el maestro de Ockham, nada más sencillo que un cuaderno en el que anotamos nuestras intenciones, nuestro trabajo o las impresiones de nuestra vida. Los cuadernos son un ejemplo de archivos que recogen refuerzos, ni mejor, ni más original, ni más innovador, un ejemplo que pretende ordenar un trabajo en pos de la eficiencia.
Tres cuadernos, azul, naranja y verde, un cuaderno para el coordinador, un cuaderno para el supervisor y un cuaderno para el agente, no hace falta decir que también para todo aquel que necesite valorar los procesos. Tratamos de confiscar el trabajo, lo que no está registrado no existe. No es necesario que nuestros archivos sean extremadamente puntillosos, en una operación no podemos apuntar y dejar constancia de todo, hay muchas cosas que se nos pierden en el acontecer de la sala, pero todo lo importante se registrará y se registrará como un material valioso, vivo, que nos permita mejorar a todos.
Los cuadernos estarán conectados entre sí, y su contenido será conocido por las tres partes interesadas, todos pueden aportar lo que quieran en cualquier momento, un refuerzo no es palabra de Dios, es palabra de hombres y como tal, hija del pragmatismo y del desarrollo.
Este tipo de archivos es de una fácil creación, tenemos el sustento de una base de datos de la que bebemos y que se actualiza constantemente, no sólo con los datos que nos mandan sino con los datos que nosotros le vamos mandando, y estos archivos son la cara de todo lo que tenemos detrás, podemos formarlos en cualquiera de las múltiples aplicaciones que tenemos a nuestra disposición en la actualidad, hojas de cálculo, visual basic, páginas web, etc. No tenemos que ensombrecer a Bill Gates, en campañas pequeñas nos vale con archivos caseros y medianamente atractivos que nos faciliten el trabajo diario, no nos va a llevar más de una hora y el resultado es siempre extraordinario. Tampoco tenemos que llenar de archivos las carpetas de una campaña o dejar estas carpetas huérfanas, el exceso resulta tan improductivo como el defecto, crearemos los archivos que necesitemos siempre de la manera más simple.
En mi caso, los cuadernos están conformados para que todo lo importante lo podamos ver en la misma pantalla, la pantalla se divide en dos partes de una manera homogénea, datos y refuerzos, los datos se ejemplifican de una manera muy práctica con una tabla listada -se puede simplificar con una tabla dinámica y un gráfico dinámico-, en esta tabla podemos jugar con cualquiera de los elementos que tenemos a nuestra disposición, ver los datos de un indicador segregado o los datos de un agente en comparación con su equipo, en fin, lo que nos resulte más útil. En la parte del refuerzo conoceremos, cuál es el plan de acción determinado, si se realizó el refuerzo, si es prioritario, las herramientas que le hemos dado, cuál es el origen de los inconvenientes, etc. Como ya hemos dicho, los refuerzos también se depositarán en la base, de la que se podrá extraer cantidades, tipos de refuerzos, etc. En otro momento veremos algún archivo donde nos atarearemos con la totalidad de los refuerzos, pero el objetivo de este artículo es la recogida de los refuerzos.
Cada día los coordinadores escucharán y reforzarán a todos sus agentes, esto quiere decir que en una semana tendremos un mínimo de cinco refuerzos y más del doble de escuchas, disfrutaremos de una ingente cantidad de material que siempre nos permitirá mejorar, material que podremos evaluar y con el que podremos conformar diferentes planes de acción.
Ciertamente la vistosidad de los archivos dependerá de la gracia del creador, debe primar lo funcional, la estética es accesoria, si conjugamos las dos cosas perfecto, a veces, he trabajado con archivos muy bonitos que no servían para nada y he tenido que ingeniármelas para generar mis propios archivos, prefiero archivos feos y útiles.
Los cuadernos están vinculados pero cada uno de sus miembros tiene diferentes privilegios, el supervisor podrá ver el cuaderno del coordinador y podrá dejar anotaciones, el coordinador y el agente tendrán acceso a sus cuadernos, el coordinador dará vida al refuerzo y el agente podrá dejar anotada su aportación.
Pasemos a ver los cuadernos:
Consideraciones previas
- Los cuadernos que aquí voy a exponer
son un ejemplo, ni mejor ni peor, un ejemplo, y como tal debe observarse,
recabarán la información para nuestro trabajo diario. Un ejemplo que busca la
simplicidad.
- Considera los tres lados del triángulo
operacional real, agentes, coordinadores y supervisores, pues las tres partes
deben estar en la conformación y registro de los refuerzos, en el orden
escrito, la parte más importante es, como es natural, el agente, pues sobre él
recae no sólo el refuerzo sino el bienestar de la campaña. No podemos tratar al
agente como un sujeto pasivo, es siempre activo, debe aportar a su refuerzo, el
movimiento es motivación, la aportación es implicación.
- Los cuadernos o cualquier otro formato
parecido deben estar respaldados por una base de datos actualizada que no sólo
aporte y analice los indicadores –siempre primando la Calidad y en su defecto
I.C.O.A.-, sino también que recoja y nos dé la posibilidad de examinar los
resultados de nuestros refuerzos.
- La información será transparente para
todos considerando sus competencias, es decir, el agente siempre podrá ver sus
refuerzos pero no podrá ver el de sus compañeros, aunque sí podrá ver los datos
grupales. Abogo por campañas transparentes donde la información fluya de manera
horizontal y vertical.
- El formato utilizado en los cuadernos
podría ser más sofisticado, podríamos utilizar Visual Basic, contenidos web,
etc. En este caso se desarrolla a partir de una hoja de cálculo vinculado a una
base de datos general, lo esencial es que el formato resultando indiferente nos
sirva, evidentemente, la creación dependerá de la maestría o de los medios que
tengamos a nuestra disposición.
- No debemos crear una infinidad de bases
o registros, los archivos precisos, antes de comenzar a trabajar, que hagan
nuestro trabajo mejor y más fácil, el tiempo que le dediquemos a la creación de
estos archivos se multiplicará después en tiempo ahorrado.
- Una vez realizados los cuadernos,
apuntalados y corregidos, deben seguirse con obligatoriedad pero con
flexibilidad, debemos seguirlos todos los días, porque nosotros reforzaremos
todos los días a nuestros agentes, y podrán ser modificados y adaptados a las
circunstancias que se nos impongan.
Cuaderno azul del coordinador
- Como podéis ver el diseño es bastante
simple, ya no sólo por el tiempo dedicado sino también por el propósito que me
marqué desde un primer momento.
- El cuaderno está dividido en dos
partes, la parte izquierda en la que podemos visualizar los datos y la parte
derecha en la que podemos visualizar y completar los refuerzos.
- Los datos están listados y el
coordinador podrá realizar distintas combinaciones, como por ejemplo, poner los
datos de su grupo en comparación al resto de los equipos o cotejados con el
agente en cuestión. Huelga decir que los datos usados para un refuerzo deben
siempre plantearse en positivo, tratamos de que nuestros agentes mejoren, no
estamos en una competición deportiva.
- Tendremos también a nuestra disposición
una gráfica, en la que veremos los datos en evolución, un equipo de gestión
considera los hechos puntuales pero trabaja con las dinámicas y el desarrollo
en el tiempo, los hechos puntuales para bien o para mal pueden ser una mera
anécdota.
- Esta visualización de los datos se
puede hacer de diferentes formas, al gusto del consumidor, el caso es que esté
en la hoja de refuerzos y nos sirva, las hojas de cálculo, por ejemplo de
Excel, nos permiten actualmente una serie de variantes importante, una tabla
dinámica, con gráfico dinámico y una segmentación de datos simple como esta que
he ideado con una base ficticia:
- Los datos que se verán aquí deben ser
usados para los refuerzos, para análisis más desarrollados o generadores de
acciones correctores tendremos que acceder al botón habilitado en la parte
superior derecha denominado estadísticas y coloreado en rosa, estos datos, los
que nos volcarán desde los cuadernos, nos servirán para construir y comprender
nuestro refuerzo, el plan de acción individual con nuestro agente.
- He marcado con unos círculos
destacables los datos condicionales que habilitan los refuerzos, en el caso del
coordinador, el nombre del agente y el día, diferenciamos día de tiempo, porque
este último nos dará la evolución de los datos y en esta parte derecha lo que
queremos es que se habilite el refuerzo.
- Aquí podremos marcar si se realizó el
refuerzo y si es prioritario, lo cual estará vinculado al cuaderno del
supervisor, al que de un vistazo le permitirá estar al corriente de los
refuerzos realizados, amén de poder cuantificarlos en Estadísticas.
- Se anotará si el agente está en un plan
de acción, en qué consiste y cuáles son las acciones adicionales que sumaremos
a los refuerzos diarios. Se anotará el qué o raíz, el cómo o los procedimientos
y herramientas y el cuándo o plazo de las acciones desarrolladas, de una manera
concisa pero completa, ni siguiendo las huellas de Unamuno ni creando
telegramas. El supervisor podrá dejar notas al coordinador, enfocadas al
refuerzo. Y sobre todo el agente nos aportará en su propio refuerzo, la
implicación es importante en la mejora, cuando piden nuestra opinión nos
sentimos parte del equipo, cuando no podemos dar nuestra opinión nos
comportamos como elementos pasivos que podemos, o no, movernos por nuestra
voluntad individual sin considerar a los demás.
- Dejaremos constancia del dato de
I.C.O.A. y del objetivo S.M.A.R.T.
- Este cuaderno es de cumplimentación
casi exclusiva del coordinador, salvo la aportación del agente, que sólo estará
habilitada para el agente, y la anotación del Super, que será de anotación
conjunta de coordinador y supervisor.
Cuaderno verde del agente
- Los tres cuadernos están íntimamente
enlazados, por eso, el cuaderno verde del agente es muy parecido al del
coordinador, salvo porque algunos campos del libro están fijos como “agente” en
el cual sólo aparece él mismo, puede observarse la ausencia del plan de acción
que para el agente se resume en el refuerzo y las escuchas, respecto a las
escuchas, pueden venir dadas por aplicativos que nos dispense el cliente,
podemos realizarlas online o hacerlas in situ en el mismo puesto, en cualquier
caso, deben quedar registradas con la posibilidad de identificarlas en cualquier
momento si se precisa por algún interés individual o general, si realizamos una
escucha sentados al lado del agente, anotaremos la hora, la fecha y algún dato
que nos permita encontrar la llamada sin vulnerar la política de protección de
datos.
- Al seleccionar el día de una lista se
nos habilitará el refuerzo, el agente sólo podrá escribir en Aportación, el
resto estará imposibilitado porque pertenece al equipo de gestión.
- Con este cuaderno el agente tiene a su
disposición los refuerzos y los datos en todo momento.
Cuaderno naranja del supervisor
- Por último, el cuaderno naranja del
supervisor, no hace falta recordar que los cuadernos están vinculados.
- La parte de datos es igual, donde puede
hacer una consulta más exhaustiva de los datos y de los refuerzos es en
Estadísticas, pero abriendo su cuaderno y marcando los condicionales (en el
tiempo tendrá que desmarcar el mes) podrá tener una visión rápida y revisar los
refuerzos también de una manera muy ágil.
- En lugar de los refuerzos individuales
aparecerá una bitácora del mes en la que se representará lo realizado y
priorizado y de pulsar en el día acceder al cuaderno azul del coordinador donde
dejará anotaciones si fuera oportuno.
Conformamos efectivamente tres archivos relacionados que nos servirán para dejar constancia de nuestros refuerzos, de una manera simple adoleciendo de complejidad absurda, incluimos al agente como sujeto activo, motivado e implicado. Nuestros archivos son transparentes y se preñan de Calidad, con el indicador raíz. Nosotros trabajaremos, reforzaremos, entrenaremos todos los días, porque tenemos una ratio pequeña de agentes y tenemos una labor administrativa despreciable.









