28. Correos electrónicos o de la pérdida de tiempo
«En el principio era el Verbo, y el Verbo era con Dios, y el Verbo era Dios»
Este es el comienzo del hermoso evangelio de San Juan y a nosotros nos viene al pelo para hablar del tema de hoy, en el principio era el verbo, no había correos electrónicos y todo se dirimía en las cuatro paredes en las que trabajábamos y allí todo se desarrollaba sin interferencias, después llegó la luz, la tecnología, y lo que antes era incomunicación ahora se convertía en canal, en foco de luz, pero como dice Juan, la luz vino al mundo y el mundo no la quiso, en este caso el mundo no la supo utilizar bien, porque lo que comenzó siendo una ventana se convirtió en una puerta que nunca se cerraba, y en esas estamos con la puerta entreabierta o tirada.
Actualmente, la recepción y emisión de correos electrónicos por parte del equipo de gestión es más un lastre que una ayuda, no se prioriza, no hay importancia, es un cajón desastre, todo va allí para quitarnos tiempo en la mayor parte de los casos.
No tengo contabilizado cuánto tiempo nos puede quitar el uso de los correos electrónicos, se puede medir fácilmente pero no es el caso, nos quita mucho tiempo y todos lo sabemos, descartamos los hilos de chorradas entre compañeros, los cumpleaños, los gracias a ti también y otra superficialidades, en algunos casos, como nadie matiza que son tonterías, entramos y los vemos, y perdemos tiempo, en otros casos vamos en copia de correos de alguien para que estemos al tanto de algo, así que entramos y los vemos, y perdemos tiempo, y en otros casos nos piden respuesta nuestros superiores o nuestros partners a una multitud de cuestiones pueriles que sirven de poco o nada en el conjunto de las cosas de la campaña, nos convertimos en cortafuegos, me preguntas algo, te respondo, matizas, te respondo y perdemos tiempo, mucho tiempo.
En una organización laboral considerable, en una gran empresa, se pueden generar tantos correos como personas y pensamientos, y de estos un porcentaje muy ínfimo son importantes, son muy pocos los correos referidos a cuestiones realmente trascendentes para el buen curso de las jornadas. El tiempo que consagro a leer correos innecesarios se lo estoy quitando a mi trabajo en operaciones, “señores déjenme trabajar y no me manden tantos correos” quería exclamar a voz en grito, pero las dinámicas son las dinámicas y la voz que clama en el desierto está sola.
Las empresas deben crear un formulismo de envío de correos, operaciones trabaja en operaciones no en otros departamentos, y el formulismo se puede definir como quieran las personas interesadas pero deben contener una serie de cuestiones básicas:
- No se enviarán correos por cuestiones no relacionadas con operaciones, ni fiestas, ni nombramientos, ni nada parecido, estas cuestiones distraen y nos hacen perder tiempo.
- Si dos personas son las interesadas no se pondrá en copiar a nadie más, por muy jefe tuyo que será, los correos en los que vas en copia sirven para excusarse, justificarse y vanagloriarse.
- Los correos importantes deben visualizarse rápidamente, con una nomenclatura, una sigla, un destinatario, configurando Outlook, etc. La importancia para cada uno es su competencia, es decir, a un coordinador, un team leader, le puede interesar una reunión de altos ejecutivos de su empresa con altos ejecutivos de la empresa cliente, pero no es importante para él para desarrollar su trabajo, no le afecta porque no es su competencia.
Considerando estos puntos nos daremos cuenta que de los correos que recibimos son importantes pocos o muy pocos, si queremos optimizar nuestro tiempo debemos evitar correos “spam” de la misma empresa. Apelemos a la sensatez que impera en lo práctico, si un gestor de ocho horas al día, siete horas netas, dedica a leer y responder a correos dos horas está dedicando la tercera parte de su día a cuestiones que no le pertenecen y se las está quitando a las que sí le corresponden, a impartir refuerzos, a escuchar a sus agentes, etc.
Días habrá que tengamos cinco correos importantes pero también concurrirán días que no tengamos ninguno, es una cuestión de responsabilidad por parte de todos los miembros de nuestra organización, tendremos que preguntarnos siempre sí voy a mandar un correo importante, de trabajo, si este correo va generar muchos correos de ida y vuelta, de ser así, es mejor levantar el auricular y llamar por teléfono, diez minutos al teléfono pueden evitar una tarde entera de dimes y diretes, tarde baldía en lo productivo, también consideraré las personas que van en copia de mis correos, ¿les interesa?, ¿les quitará tiempo?
El uso del correo, por tanto, debe ser un ejercicio de responsabilidad, en este momento necesitamos a dos personas para el mismo puesto, una para responder y leer correos y otra para realizar el trabajo habitual. La luz vino al mundo, estimado Juan, porque antes existía el verbo, pero la luz debe ser utilizada en su justa medida, mucho luz te quema los ojos y no ves el camino por el que debes caminar.









