29. El sumidero de tiempo
José andaba raudo por las calles del casco viejo de la Habana, giró a la izquierda al llegar a la vetusta biblioteca y saludó a María, que como siempre colocaba esas flores europeas en el zaguán, abrió la puerta y saludó a Juan con la efusividad que puede demostrar alguien que se acaba de levantar, lindó el patio pequeño y entró en la oficina para saludar a Don Antonio, gafas de medio ojo a mitad de la nariz, peinado a la raya y camisa blanca con los dos botones de arriba desabrochados, saludó y vistió su bata azul sin mangas, las diez menos cinco marcaba el reloj de manijas de plástico sobre logo de Ron Pancheros, y tras el mono y su puesta grácil, los clientes, uno tras otro, extranjeros, americanos del norte buscando baratijas de la isla, y al terminar su jornada contó cuatro ventas a su compañero, él había vendido seis, dejó el mono azul sin mangas en su sitio y se marchó, miró la gracia y beldad de la hija de María y no le dijo nada pese a querer contarle todo y de vuelta a otras cosas, que el día tiene veinticuatro horas y no todo es trabajar en la tienda. Y el sol se fue y luego vino, y con la llegada del sol se repitió el camino, la ceremonia, los saludos, el casi no mirar a la biblioteca, el mono sin mangas, Juan y Don Antonio, y comprobar, vanidoso, sus casi dos ventas diarias por encima de las de su compañero. Y al final de semanas el día del cobro y Don Antonio lo recibió serio, triste, decepcionado con el ahijado.
“Lito esto no puede seguir así” –dijo Don Antonio-
José bajó la cabeza e intentó jugar con sus dedos, la excusa del que no tiene palabras.
“Muchacho cada día vendes menos, mira las ventas de Juan y mira las tuyas” –y le enseñó las ventas apuntadas a mano en un papel-
El pulgar derecho rozaba la uña del izquierdo y su mirada transitó junto a la hormiga que estaba junto a sus pies. Cobró, dio las gracias al padrino por su bondad y se fue.
En el camino de vuelta juró no volver a entrar tarde, más de una hora todos los días y no salir temprano, más de una hora todos los días y le juró al viento que nunca volvería a ir más en su contra.
Muchas veces el tiempo se nos va por un sumidero, la misma vida es dejar escapar el tiempo por un sumidero, pero no entremos en Filosofía hablemos de lo nuestro, en las campañas de telemarketing debemos controlar todo ese tiempo improductivo que nos puede afectar, la suma de todos esos pequeños tiempos hacen demasiado daño, José era extremadamente productivo, lo era en las horas que trabajaba, posiblemente mejor vendedor incluso que Juan, pero José olvidaba que su horario tenía más horas y en esas idas y venidas su compañero vendía más, cumplía con su trabajo y él no, porque no todo es la llamada, hay otras cosas que están detrás y que debemos controlar para que las cosas marchen bien.
Dos agentes pueden tener el mismo tiempo ACD, el tiempo de llamada, y en ese tiempo uno dar más satisfacción o redimir más ventas que otro, pero, ¿y si el que más vende utiliza un mayor tiempo administrativo, realiza más llamadas salientes agendadas o abre más expedientes a Back Office?
El equipo de gestión debe controlar lo que se cuenta y lo que deja de contarse, es tan significativo lo que hacemos como lo que dejamos de hacer cuando tenemos que hacerlo.
Pongamos una serie de ejemplos ilustrativos y secuenciales que nos van a permitir manifestar lo significativo que es la pérdida del tiempo como algo sustancial dentro del buen caminar de una campaña.
- En una campaña de cien agentes tenemos un exceso medio de dos minutos en las pausas visuales diarias, dicho así parece un nefando ejemplo, pero no lo es, dos minutos de media entre todos los agentes no es algo a desdeñar. Antes de continuar un inciso, decir que todos estos ejemplos provienen de una hipótesis llevada al extremo, hipótesis de descontrol por parte del equipo de gestión, incluso de inexistencia de este equipo, porque si perdemos dos minutos de media diaria en las pausas alguien está perdiendo mucho tiempo, no todos pierden este tiempo de manera exacta, los buenos agentes, los buenos coordinadores, los buenos supervisores, son buenos en todo, es decir, existe una relación directa entre la búsqueda de la excelencia en la llamada y el preciso seguimiento de todas las normas que rigen en la empresa, no se es bueno cogiendo llamadas y tramposo en el cumplimiento de los tiempos, quien es tramposo en una cosa lo es en todas. Dicho lo anterior sigamos con nuestro ejemplo, Pitágoras se cansa de la oratoria, dos minutos diarios de media son 200 minutos tirados a la basura, casi tres horas y media de tiempo el sumidero y nunca sobra tiempo.
- En la misma campaña, diez personas llegan tarde de manera habitual una media de diez minutos, esto quiere decir que estamos arrojando cien minutos a la papelera de reciclaje todos los días. Ya no nos parecerá tan irrisorio, estamos acumulando 300 minutos diarios de nada cuando debió ser algo.
- Pero vayamos a la misma llamada, a la actuación con el cliente, podría pasar que el agente no quiera complicarse mucho en llamadas complejas y decida abrir expedientes a Back Office de manera indiscriminada de vez en cuando, expedientes que no corresponden, expedientes improcedentes, que no hace falta decir que generan insatisfacción al no ser resueltos en el momento, pero apartemos los indicadores en esta hipótesis del mundo vacío de contenido en el que dejamos atrás todo menos el tiempo perdido, sí abrimos de manera improcedente un 1% de expedientes sobre el total de llamadas diarias, y cada agente coge una media de 40 llamadas diarias, 400 llamadas para el total de la campaña al día, abrimos 16 expedientes improcedentes todos los días, y sí para cerrar cada uno de estos casos necesitamos quince minutos, hablamos de 240 minutos al día, cuatro horas más al sumidero. Estamos dedicando una persona más a realizar funciones de segundo nivel de Back Office pero además nuestro acumulado del día en tiempo tirado a la basura es de 540 minutos. Si esto lo trasladamos al equivalente de tiempo completo que un agente de ocho horas (FTE 7,8), estamos necesitando a más de una persona en nuestra campaña simplemente porque somos incapaces de controlar el tiempo que se nos da y no solo eso, no estamos realizando todo las llamadas perdemos más de 40 llamadas diarias, podemos afectar a los niveles de servicio, a los niveles de atención y perdemos, sobre todo en campañas de venta, oportunidades.
Y a estas tres aperturas del grifo le podemos sumar muchas más, si en una campaña de ventas agendo por encima de lo razonable, estoy perdiendo tiempo en llamar a clientes que ya sé que muy probablemente me dirán que no, si dejo en las llamadas demora de tiempo administrativo posterior (ACW) de manera consuetudinaria, estoy aumentando mi tiempo, pero no lo estoy aumentando sobre la existencia, precisamente se lo estoy sumando a la inexistencia.
El tiempo es algo precioso que se nos puede escapar de las manos, es más si lo vemos caer sin hacer nada se nos escapa de igual forma que siendo inconscientes. Tirar el tiempo es un sacrilegio y más si cabe si nos pagan por ello.









